Verlagsbetrieb planen: Prozesse, Kosten und Kennzahlen für kleine Verlage

Das Wichtigste auf einen Blick

Vier Kernprozesse und ihre Übergabepunkte

Redaktion, Herstellung, Vertrieb und Verwaltung laufen zeitlich versetzt. In kleinen Verlagen trägt eine Person oft zwei Rollen.

Die Redaktion startet mit der Akquise, meist neun bis zwölf Monate vor dem Erscheinungstermin. Danach folgen Lektorat, Bildrecherche, Satz und Korrektur; zwischen Manuskriptabgabe und Druckfreigabe liegen acht bis zwölf Wochen.

Die Herstellung kalkuliert Format, Papier, Bindung und Auflage, holt Druckangebote ein und prüft die Daten. Vier bis sechs Wochen später liegt das Buch vor, die E-Book-Konvertierung dauert zwei bis drei Wochen länger.

Der Vertrieb meldet jeden Titel an Auslieferung, Barsortiment und Buchhandel; Metadaten, Cover und Klappentext müssen drei Monate vor Erscheinen im Verzeichnis Lieferbarer Bücher stehen. Die Verwaltung prüft danach Honorare, Rechte und Eingangsrechnungen.

Wer im Oktober veröffentlichen will, startet die Akquise im Vorjahresherbst und gibt im Juli die Druckdaten frei. Verschiebt sich ein Schritt, muss der Vertrieb das sofort erfahren.

Kostenplanung: Annahmen statt Branchenmittel

Alle Beträge sind Annahmen für einen Verlag mit sechs Neuerscheinungen, keine Branchenmittel. Personalkosten binden 168.000 Euro, rund 59 Prozent des Budgets; dazu kommen Arbeitgeberanteile und Umlagen. Anhaltspunkte für Gehälter liefert die Erhebung zu Verdiensten nach Branchen und Berufen.

Aus 284.000 Euro Kosten folgt die Umsatzmarke: Bei 12 Euro Nettoverlagsabgabe je Exemplar sind 23.700 verkaufte Exemplare nötig. Für acht Prozent EBIT-Marge, also Betriebsergebnis vor Zinsen und Steuern am Umsatz, braucht der Verlag 308.700 Euro Umsatz, rund 25.700 Exemplare. Diese Zielgröße gehört vor die Titelauswahl.

Rechenbeispiel: Deckungsbeitrag je Titel

Ein Taschenbuch mit 24,00 Euro Ladenpreis und 1.500 Exemplaren Auflage: Bei sieben Prozent Umsatzsteuer liegen netto 22,43 Euro, nach 40 Prozent Händlerrabatt bleiben 13,46 Euro Nettoverlagsabgabe. Abzüglich 3,20 Euro Druckkosten, 1,79 Euro Autorenhonorar und 1,20 Euro Vertrieb bleiben 7,27 Euro Deckungsbeitrag je Exemplar.

Bei 900 verkauften Exemplaren sind das 6.543 Euro; nach 2.400 Euro titelbezogenen Fixkosten bleibt ein Titelergebnis von 4.143 Euro. Die Gewinnschwelle des Titels liegt bei rund 330 Exemplaren.

Kennzahlen für die Steuerung

Als Zielwerte eignen sich eine Herstellkostenquote unter 25 Prozent und ein positiver Deckungsbeitrag je Titel. Zur Einordnung dokumentiert das Statistische Unternehmensregister Zahl und Struktur der Verlagsunternehmen.

Auflage, Nachauflagen und Lagerbindung

Bei 1.500 Exemplaren und 4.800 Euro Druckkosten liegt der Stückpreis bei 3,20 Euro. Eine Auflage von 2.500 Exemplaren senkt den Stückpreis, erhöht aber das gebundene Kapital. Ein Nachdruck lohnt erst nach Prüfung des Restbestands; beim E-Book entfallen Druck und Lager, dafür fallen Konvertierung und Plattformgebühren an.

Redaktionswerkzeuge und Datenfluss

Werkzeugkategorien sind Manuskriptverwaltung, Redaktionssystem, Satz- und Layoutprogramm, Bilddatenbank und Buchhaltung. Im Datenfluss zählen Schnittstellen: Metadaten gehen als ONIX an das Verzeichnis Lieferbarer Bücher, Absatzdaten kommen als CSV aus der Auslieferung, die Buchhaltung erhält Exporte im DATEV-Format. Nutzungsrechte gehören schriftlich in den Vertrag; § 31 UrhG regelt einfaches und ausschließliches Nutzungsrecht.

Jahresplanung, Monatsrhythmus und Finanzierung

Die Jahresplanung für das Folgejahr startet im September mit Programm, Auflagen, Kosten und Umsatzzielen. Der Monatsabschluss liegt bis zum zehnten Werktag vor, danach prüft die kaufmännische Leitung die Deckungsbeiträge je Titel. Quartalsweise entscheidet eine Programmrunde über Nachauflagen und Verschiebungen.

Für Redaktionssysteme und Onlineshops kommt der KfW-Kredit für die Digitalisierung infrage; Programme von Bund und Ländern listet die Förderdatenbank des Bundes.

Häufige Fragen

Wie viel Kapital bindet das Lager?

Die Vorratsdauer ist Lagerbestand geteilt durch Tagesumsatz. Die Auflagenplanung oben liefert die Rechnung: 1.500 Exemplare bei 4.800 Euro Druckkosten sind 3,20 Euro je Stück.

Wann beginnt die Jahresplanung?

Im September für das Folgejahr, damit Programm und Budget vor der Akquise der Herbsttitel stehen.

Welche Kennzahl zeigt zuerst, ob ein Titel trägt?

Der Deckungsbeitrag je Exemplar. Liegt er im Plus, aber unter den titelbezogenen Fixkosten, trägt der Titel noch nicht.