5 Fehler im Verlagsbetrieb, die Kosten treiben

Das Wichtigste auf einen Blick

• Fünf wiederkehrende Fehler im Verlagsbetrieb kosten kleine Verlage je nach Titelzahl zwischen 6.000 und 50.000 Euro im Jahr.
• Die teuersten Treiber sind fehlende Deckungsbeitragsrechnungen, unklare Prozessverantwortung und zu hohe Lagerbestände.
• Alle Beispielrechnungen unterstellen einen Verlag mit zehn Mitarbeitenden und rund 40 Neuerscheinungen pro Jahr.
• Personalkosten stützen sich auf die Verdiensterhebungen des Statistischen Bundesamtes.
• Jeder Fehler lässt sich mit einer Kennzahl, einer verantwortlichen Rolle und einer festen Prüffrist abstellen.

Die fünf Fehler und ihre typischen Kostenfolgen

Größenklassen, Beschäftigte und Umsätze der Verlagsunternehmen führt das Statistische Unternehmensregister amtlich zusammen. Die folgende Übersicht ordnet fünf Fehler nach ihrer typischen Kostenwirkung in kleinen Verlagen.

Fehler	Auslöser	Kostenfolge im Jahr (Beispielrechnung)
1. Keine Deckungsbeitragsrechnung	Titel werden nicht nachkalkuliert	10.000 bis 40.000 Euro
2. Unklare Prozessverantwortung	Doppelarbeit und Rückfrageschleifen	8.000 bis 20.000 Euro
3. Zu hohe Lagerbestände	Kapitalbindung, Lagerkosten, Remissionen	15.000 bis 50.000 Euro
4. Doppelt gepflegte Stammdaten	Abo, Vertrieb und Shop laufen getrennt	6.000 bis 18.000 Euro
5. Personaleinsatz ohne Auslastungsplanung	Überstunden und kurzfristige Freelancer	12.000 bis 45.000 Euro

Fehler 1: Titel ohne Deckungsbeitragsrechnung kalkulieren

Die Vorkalkulation liegt vor, die Nachkalkulation fehlt. Honorare, Satz, Druck, Ausstattung und Vertriebsprovision laufen in getrennten Belegen zusammen, ein Deckungsbeitrag je Titel entsteht daraus nicht. Kosten- und Umsatzstrukturen von Verlags- und Medienunternehmen führt das Statistische Bundesamt in seiner Dienstleistungsstatistik branchenweit zusammen.

Beispielrechnung: Bleiben bei 40 Titeln im Jahr je 250 bis 1.000 Euro Deckungsbeitrag unentdeckt negativ, summiert sich der Verlust auf 10.000 bis 40.000 Euro. Eine Nachkalkulation je Titel kostet etwa zwei Arbeitsstunden und lässt sich an die Buchhaltung anbinden.

Gegenmittel: eine Nachkalkulation je Titel sechs Monate nach Erscheinen, mit Herstellkosten, Honoraren, Marketing und Provision.

Fehler 2: Prozessverantwortung nicht festlegen

Ohne benannte verantwortliche Person arbeiten Lektorat, Herstellung und Marketing an denselben Dateien. Rückfragen, Abstimmungstermine und Korrekturschleifen binden Zeit, ohne dass diese Zeit einer Kostenstelle zugeordnet wird.

Beispielrechnung: Zehn Minuten Mehrarbeit pro Kopf und Tag, an 220 Arbeitstagen und bei zehn Mitarbeitenden, ergeben rund 370 Stunden im Jahr. Mit einem internen Stundensatz von 35 Euro sind das knapp 13.000 Euro. Die typische Spanne liegt bei 8.000 bis 20.000 Euro jährlich.

Gegenmittel: ein Prozessblatt je Ablauf mit einer verantwortlichen Rolle, einer Stellvertretung und einem festen Übergabetermin.

Fehler 3: Lagerbestände und Remissionen ungesteuert lassen

Zu hohe Startauflagen binden Kapital, verursachen Lagerkosten und enden in Remissionen oder Makulatur. Wer Auflagenhöhe, Nachdruck und Remissionsquote nicht monatlich prüft, merkt die Schieflage erst nach der Inventur.

Beispielrechnung: Eine Startauflage von 5.000 Exemplaren, von denen 1.500 zurückkommen, bindet bei 6 Euro Herstellkosten 9.000 Euro Kapital. Hinzu kommen Lager, Versand und Makulatur. Über alle Titel summiert entstehen daraus jährlich Kosten und Kapitalbindung von 15.000 bis 50.000 Euro.

Gegenmittel: eine Startauflage, die sich am Abverkauf der letzten drei vergleichbaren Titel orientiert, plus feste Remissionsgrenze.

Fehler 4: Stammdaten in mehreren Systemen doppelt pflegen

Abonnenten-, Kunden- und Titelstammdaten liegen in Aboverwaltung, Webshop, Newsletter und Buchhaltung. Jede Adressänderung wird mehrfach erfasst, jede Zahlung manuell zugeordnet. Fehler in den Stammdaten kosten zusätzlich Vertriebszeit.

Beispielrechnung: 900 Vorgänge im Jahr, je 20 Minuten Nacharbeit und ein Stundensatz von 35 Euro ergeben rund 10.500 Euro. Werden Mahnungen und Rückläufer mitgerechnet, liegt die Spanne bei 6.000 bis 18.000 Euro jährlich.

Gegenmittel: eine führende Datenquelle, aus der alle Systeme Adressen und Titelnummern beziehen.

Fehler 5: Personaleinsatz ohne Auslastungsplanung steuern

Überstunden, Doppelbesetzungen in der Produktion und kurzfristig gebuchte Freelancer entstehen meist, weil die Auslastung über das Jahr nicht geplant wird. Die Verdienste nach Branchen und Berufen des Statistischen Bundesamtes liefern dafür die Kalkulationsbasis.

Beispielrechnung: 120 nicht ausgeglichene Überstunden und drei kurzfristig vergebene Freelancer-Projekte verursachen je nach Honorar 12.000 bis 45.000 Euro Mehrkosten. Eine rollierende Auslastungsplanung über zwölf Monate kostet dagegen nur wenige Arbeitstage.

Gegenmittel: eine Planung, die Urlaub, Saisonverlauf und Neuerscheinungen gemeinsam betrachtet.

Prüfliste für Verlagsleitung und Controlling

• Je Titel eine Nachkalkulation mit Ist-Kosten und Deckungsbeitrag.
• Je Prozess eine verantwortliche Rolle mit Stellvertretung.
• Monatliche Prüfung von Remissionsquote, Lagerumschlag und Nachdrucken.
• Eine führende Datenquelle für Adressen und Titelnummern.
• Rollierende Auslastungsplanung über zwölf Monate.

Häufige Fragen

Welcher der fünf Fehler kostet am meisten?

Zu hohe Lagerbestände und ungeplante Personalkosten. Beide zusammen erreichen in kleinen Verlagen schnell 30.000 Euro und mehr pro Jahr.

Reicht eine Tabelle für die Deckungsbeitragsrechnung?

Ja, solange Ist-Kosten je Titel aus der Buchhaltung einfließen und die Auswertung vierteljährlich erfolgt.

Wie oft sollte ein Verlag die Lagerbestände prüfen?

Monatlich, mindestens quartalsweise, mit Blick auf Remissionsquote, Nachdrucke und Abverkauf je Titel.

Hilft eine Verlagssoftware gegen doppelte Stammdaten?

Nur mit einer führenden Datenquelle. Ohne die Regel, welches System Adressen vorgibt, entstehen dieselben Fehler in neuer Software.