Übergaben in der Redaktion dokumentieren: Statusliste, Frist, Fassung

Das Wichtigste auf einen Blick

So läuft eine Übergabe in fünf Schritten

Den Ablauf steuert die abgebende Seite. Sie beginnt, sobald Verantwortung wechselt, also am Schichtende, bei Urlaub und Vertretung oder beim Wechsel von Redaktion in Produktion.

Am Fälligkeitstag prüft die übernehmende Seite die Zeile. Bleibt ein Punkt offen, wird er kommentiert und mit neuem Termin versehen.

Die übernehmende Seite bestätigt die Übernahme mit einem kurzen Kommentar in der Zeile. Damit ist der Vorgang für beide Seiten nachweisbar.

Die Felder der Statusliste

Das Beispiel ist eine Vorlage für die eigene Redaktion. Trage Funktionen ein, nicht nur Personennamen, damit die Zuständigkeit auch bei Ausfall sichtbar bleibt.

Beim Umgang mit personenbezogenen Angaben in der Statusliste, etwa Namen und Vertretungsregeln, helfen die Rechtsinformationen des Bitkom.

Eine Zeile trägt höchstens fünf offene Punkte. Mehr Punkte bedeuten, dass der Vorgang geteilt werden muss. Prüfe die Liste einmal pro Woche, zum Beispiel montags vor der Redaktionskonferenz.

Fristen an eine Änderung koppeln

Eine Frist ohne Bezug verpufft. Formuliere sie als Bedingung: Sobald die Bildrechte bestätigt sind, geht Fassung v4 in die Produktion.

So weiß die Produktion, worauf sie wartet, und die Redaktion weiß, was sie liefern muss. Beide Seiten sprechen über denselben Punkt in derselben Zeile.

Notiere Fristen mit Datum und Uhrzeit, nicht als ungefähre Wochenangabe. Termine ändern sich nur in der Statusliste, nie im Chat oder am Telefon.

Wer den Termin verschiebt, trägt das neue Datum und den Grund in die Zeile ein.

Fassungen kennzeichnen und ablegen

Jede Übergabe nennt eine eingefrorene Fassung. Das ist der Stand, der ab dem Übergabedatum gilt.

Dateinamen folgen einem Muster: Projekt, Nummer, Version, Datum. Aus v3 wird v4, sobald die Freigabe vorliegt. v3 bleibt im Ordner liegen.

Redaktionssysteme bündeln Status, Aufgaben und Fassungen in einer Oberfläche. Welchen Funktionsumfang solche Werkzeuge bieten, zeigt die Produktübersicht von WoodWing.

Werkzeuge und Kosten pro Nutzer und Monat

Die Beträge sind Nettopreise bei jährlicher Zahlung; in Deutschland kommt die gesetzliche Umsatzsteuer hinzu.

Bei Bezahlstufen lohnt der Blick auf Laufzeit und Kündigungsfrist. Die Verbraucherzentrale erläutert Apps und Software und nennt typische Kostenfallen.

Für wenige Übergaben pro Woche reicht die kostenlose Variante mit einem Ablageordner. Wer Rechte, Fassungen und Freigaben automatisch protokollieren will, braucht ein Redaktionssystem.

Vor der Entscheidung klärt die Redaktion zwei Fragen: Wie viele Personen brauchen Schreibrechte, und wie lange müssen alte Fassungen aufbewahrt werden?

Häufige Fragen

Was gehört in die Statusliste?

Datum, abgebende und übernehmende Funktion, eingefrorene Fassung, offene Punkte, nächste Fälligkeit und Status.

Wann darf eine Übergabe geschlossen werden?

Erst wenn kein offener Punkt mehr besteht und die neue Fassung freigegeben ist.

Warum eine Funktion statt eines Namens?

Die Zuständigkeit bleibt sichtbar, wenn eine Person ausfällt; der Name steht zusätzlich in der Zeile.

Wie oft wird die Zeile gepflegt?

Bei jeder Änderung, spätestens am Fälligkeitstag. Wer den Termin verschiebt, ändert das Datum in der Zeile.

Reicht eine Tabelle ohne Werkzeug?

Für wenige Übergaben pro Woche ja. Ab mehreren Ressorts lohnt ein Werkzeug mit Benachrichtigungen.