Redaktionswerkzeuge
Teil von Welche Redaktionswerkzeuge braucht eine kleine Fachredaktion?
Übergaben in der Redaktion dokumentieren: Statusliste, Frist, Fassung
Übergaben in der Redaktion dokumentieren: Checkliste mit Statusliste, Fristen, Fassungen und Werkzeugen wie Excel, Trello oder Confluence samt Monatskosten.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Jede Übergabe erhält eine eigene Zeile mit festen Feldern.
- Pflicht sind Datum, abgebende und übernehmende Funktion, eingefrorene Fassung, offene Punkte, Fälligkeit und Status.
- Fristen hängen an einer konkreten Änderung, etwa der bestätigten Bildfreigabe.
- Werkzeuge kosten zwischen null und rund zehn Euro pro Nutzer und Monat.
So läuft eine Übergabe in fünf Schritten
Den Ablauf steuert die abgebende Seite. Sie beginnt, sobald Verantwortung wechselt, also am Schichtende, bei Urlaub und Vertretung oder beim Wechsel von Redaktion in Produktion.
- Vorgang anlegen: neue Zeile in der Statusliste, Datum der Übergabe eintragen.
- Fassung einfrieren: Datei mit Versionsnummer benennen und im Ablageordner ablegen.
- Offene Punkte notieren: pro Punkt ein Satz plus Fälligkeit.
- Zuständigkeit festlegen: abgebende und übernehmende Funktion eintragen, Namen ergänzen.
- Abschließen: Status auf erledigt setzen, sobald kein Punkt mehr offen ist.
Am Fälligkeitstag prüft die übernehmende Seite die Zeile. Bleibt ein Punkt offen, wird er kommentiert und mit neuem Termin versehen.
Die übernehmende Seite bestätigt die Übernahme mit einem kurzen Kommentar in der Zeile. Damit ist der Vorgang für beide Seiten nachweisbar.
Die Felder der Statusliste
| Feld | Beispiel | Zweck |
|---|---|---|
| Datum | 10.03.2026 | Zeitpunkt der Übergabe |
| Abgebende Funktion | Redaktion | Wer abgibt |
| Übernehmende Funktion | Produktion | Wer übernimmt |
| Eingefrorene Fassung | Artikel_058_v3.docx | Welcher Stand gilt |
| Offene Punkte | Bildrechte für Abbildung bestätigen | Was fehlt |
| Nächste Fälligkeit | 13.03.2026 | Bis wann es fertig ist |
| Status | offen | Vorgang abgeschlossen oder nicht |
Das Beispiel ist eine Vorlage für die eigene Redaktion. Trage Funktionen ein, nicht nur Personennamen, damit die Zuständigkeit auch bei Ausfall sichtbar bleibt.
Beim Umgang mit personenbezogenen Angaben in der Statusliste, etwa Namen und Vertretungsregeln, helfen die Rechtsinformationen des Bitkom.
Eine Zeile trägt höchstens fünf offene Punkte. Mehr Punkte bedeuten, dass der Vorgang geteilt werden muss. Prüfe die Liste einmal pro Woche, zum Beispiel montags vor der Redaktionskonferenz.
Fristen an eine Änderung koppeln
Eine Frist ohne Bezug verpufft. Formuliere sie als Bedingung: Sobald die Bildrechte bestätigt sind, geht Fassung v4 in die Produktion.
So weiß die Produktion, worauf sie wartet, und die Redaktion weiß, was sie liefern muss. Beide Seiten sprechen über denselben Punkt in derselben Zeile.
Notiere Fristen mit Datum und Uhrzeit, nicht als ungefähre Wochenangabe. Termine ändern sich nur in der Statusliste, nie im Chat oder am Telefon.
Wer den Termin verschiebt, trägt das neue Datum und den Grund in die Zeile ein.
Fassungen kennzeichnen und ablegen
Jede Übergabe nennt eine eingefrorene Fassung. Das ist der Stand, der ab dem Übergabedatum gilt.
Dateinamen folgen einem Muster: Projekt, Nummer, Version, Datum. Aus v3 wird v4, sobald die Freigabe vorliegt. v3 bleibt im Ordner liegen.
Redaktionssysteme bündeln Status, Aufgaben und Fassungen in einer Oberfläche. Welchen Funktionsumfang solche Werkzeuge bieten, zeigt die Produktübersicht von WoodWing.
Werkzeuge und Kosten pro Nutzer und Monat
| Werkzeug | Einstieg | Kosten pro Nutzer und Monat |
|---|---|---|
| Excel | Tabellenkalkulation, Teil von Microsoft 365 | Business Basic ab rund 6 Euro |
| Google Sheets | über ein Google-Konto nutzbar | Google Workspace ab rund 6 Euro |
| Trello | kostenlose Basisvariante | Standard ab rund 5 Euro |
| Confluence | kostenlos für bis zu zehn Nutzer | Standard ab rund 6 Euro |
| WoodWing | Redaktionssystem auf Projektbasis | Preis auf Anfrage |
Die Beträge sind Nettopreise bei jährlicher Zahlung; in Deutschland kommt die gesetzliche Umsatzsteuer hinzu.
Bei Bezahlstufen lohnt der Blick auf Laufzeit und Kündigungsfrist. Die Verbraucherzentrale erläutert Apps und Software und nennt typische Kostenfallen.
Für wenige Übergaben pro Woche reicht die kostenlose Variante mit einem Ablageordner. Wer Rechte, Fassungen und Freigaben automatisch protokollieren will, braucht ein Redaktionssystem.
Vor der Entscheidung klärt die Redaktion zwei Fragen: Wie viele Personen brauchen Schreibrechte, und wie lange müssen alte Fassungen aufbewahrt werden?
Häufige Fragen
Was gehört in die Statusliste?
Datum, abgebende und übernehmende Funktion, eingefrorene Fassung, offene Punkte, nächste Fälligkeit und Status.
Wann darf eine Übergabe geschlossen werden?
Erst wenn kein offener Punkt mehr besteht und die neue Fassung freigegeben ist.
Warum eine Funktion statt eines Namens?
Die Zuständigkeit bleibt sichtbar, wenn eine Person ausfällt; der Name steht zusätzlich in der Zeile.
Wie oft wird die Zeile gepflegt?
Bei jeder Änderung, spätestens am Fälligkeitstag. Wer den Termin verschiebt, ändert das Datum in der Zeile.
Reicht eine Tabelle ohne Werkzeug?
Für wenige Übergaben pro Woche ja. Ab mehreren Ressorts lohnt ein Werkzeug mit Benachrichtigungen.