Medienvertrieb Schweiz: Wann ist die Ausfuhr steuerfrei?

Das Wichtigste auf einen Blick

Medienvertrieb in die Schweiz: Waren und digitale Leistungen

Der Medienvertrieb aus Deutschland heraus ist kein einheitlicher Vorgang. Ein Verlag in Hamburg, München oder Köln liefert je nach Produkt entweder Waren oder digitale Leistungen. Beide fallen steuerlich unterschiedlich aus.

Die Schweiz liegt außerhalb des EU-Binnenmarkts. Für Lieferungen dorthin gelten daher die deutschen Ausfuhrregeln und die Schweizer Einfuhr- und Mehrwertsteuerregeln.

Diese Unterscheidung bestimmt, ob ein Umsatz in Deutschland steuerbar ist, ob eine deutsche Befreiung greift und welche Nachweise der Verlag führen muss. Wer Zeitschriftenabos, Buchlieferungen oder digitale Zugänge in die Schweiz verkauft, muss Warenlieferung und digitale Leistung getrennt prüfen.

Umsatzsteuer beim grenzüberschreitenden Vertrieb nach dem UStG

Das Umsatzsteuergesetz regelt, welche Umsätze im Inland steuerbar und steuerpflichtig sind. Wer Medien ins Ausland verkauft, muss zunächst prüfen, ob der Umsatz überhaupt im Inland steuerbar ist. Die Grundlagen stehen im UStG - nichtamtliches Inhaltsverzeichnis.

Steuerbar heißt nicht automatisch steuerpflichtig. Ausfuhrlieferungen in Drittländer sind nach Paragraf 4 Nummer 1 Buchstabe a UStG in Verbindung mit Paragraf 6 UStG steuerfrei, wenn die Ware ins Ausland gelangt und der Verlag den Ausfuhrnachweis führt. Fehlt der Nachweis, bleibt es bei der deutschen Umsatzsteuer.

Die Befreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen nach Paragraf 4 Nummer 1 Buchstabe b UStG in Verbindung mit Paragraf 6a UStG betrifft Lieferungen innerhalb der EU. Für den Medienvertrieb in die Schweiz ist stattdessen die Ausfuhrbefreiung nach Paragraf 4 Nummer 1 Buchstabe a in Verbindung mit Paragraf 6 UStG maßgeblich.

Verlage behandeln den Export in die Schweiz oft wie eine innergemeinschaftliche Lieferung. Das ist falsch, weil die Ausfuhr den Zollregeln folgt. Digitale Abos werden dagegen häufig wie gedruckte Abos abgerechnet; sie gelten als sonstige Leistungen mit eigenen Ortsregeln. Bei Schweizer Privatkunden ist zusätzlich zu prüfen, ob für den Verlag eine Schweizer Mehrwertsteuerpflicht besteht.

Liefer- und Leistungsort: Wann wird es steuerfrei?

Der Lieferort entscheidet über die Steuerfreiheit bei physischen Medien. Der Leistungsort entscheidet bei digitalen Medien. Beide Begriffe werden oft verwechselt, obwohl sie unterschiedliche Folgen haben.

Bei einer Warenlieferung in die Schweiz ist der Lieferort anhand des Versandwegs und der gesetzlichen Lieferortregeln zu bestimmen. Für die deutsche Steuerbefreiung ist entscheidend, dass die Ware tatsächlich in das Drittlandsgebiet ausgeführt wird und der Verlag dies nachweisen kann.

Bei einer sonstigen Leistung, etwa dem Zugang zu einem digitalen Archiv, liegt der Leistungsort grundsätzlich dort, wo der Empfänger sein Unternehmen betreibt. Für Privatkunden gelten Sonderregeln, die den Ort an den Wohnsitz knüpfen.

Aus diesen Orten folgt: Eine Steuerfreiheit in Deutschland entsteht nur, wenn der deutsche Umsatz steuerbar ist und eine Befreiungsnorm greift. Ist der Umsatz bereits im Ausland steuerbar, entfällt die deutsche Umsatzsteuer nicht wegen einer Befreiung, sondern wegen fehlender Steuerbarkeit.

Für den Vertrieb in die Schweiz gilt: Ist der Umsatz in Deutschland steuerbar, kommt eine Ausfuhrbefreiung in Betracht; andernfalls wird im Bestimmungsland besteuert.

Für Warenlieferungen in die Schweiz kommt eine deutsche Ausfuhrbefreiung in Betracht, wenn die Voraussetzungen erfüllt und die Ausfuhr nachgewiesen ist. Bei digitalen Leistungen an Schweizer Kunden ist dagegen der Leistungsort gesondert zu bestimmen; EU-Regeln für innergemeinschaftliche Lieferungen greifen nicht.

Lieferort bei physischen Medien

Der Lieferort liegt dort, wo die Ware übergeben wird. Bei Versand an Endkunden ist das der Bestimmungsort. Bei Abholung durch einen Frachtführer im Verlagslager bleibt der Ort zunächst im Inland.

Leistungsort bei digitalen Medien

Der Leistungsort folgt dem Empfängerprinzip. Für Unternehmer ist das der Sitz des Unternehmens, für Privatpersonen der Wohnsitz. Das gilt für E-Paper, Streaming und Datenbankzugänge gleichermaßen.

Für digitale Leistungen an Privatkunden in der EU gilt die One-Stop-Shop-Schwelle von 10.000 Euro pro Jahr nach Paragraf 3a Absatz 5 UStG. Darunter kann die Umsatzsteuer im Sitzstaat bleiben, darüber wird sie im Wohnsitzstaat des Kunden abgeführt. Diese EU-Regelung gilt nicht für Schweizer Kunden: Bei digitalen Leistungen dorthin sind Leistungsort und eine mögliche Schweizer Steuerpflicht nach Schweizer Recht zu prüfen.

Zoll- und Einfuhrfragen bei physischen Medienprodukten

Physische Medien sind Waren. Bücher, Zeitschriften, Zeitungen und bespielte Datenträger durchlaufen bei der Einfuhr in die Schweiz die Zollabfertigung. Für die Schweizer Einfuhr ist das Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit (BAZG) zuständig; die deutschen Ausfuhrvorgänge laufen über die deutsche Zollverwaltung.

Für Lieferungen in die Schweiz fällt keine deutsche Umsatzsteuer an, wenn die Ausfuhr nachgewiesen ist. Stattdessen erhebt die Schweiz bei der Einfuhr ihre eigene Einfuhrsteuer. Die Schweizer Einfuhrsteuer ist im Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), insbesondere in Artikel 52 ff., geregelt; Artikel 25 nennt die Steuersätze. Für Bücher, Zeitschriften und Zeitungen gilt der reduzierte Satz von 2,6 Prozent (Stand 1. Januar 2024); der Normalsatz liegt bei 8,1 Prozent. Die Sätze werden von der Eidgenössischen Zollverwaltung veröffentlicht.

Die Einfuhrsteuer in der Schweiz ist von der deutschen Umsatzsteuer zu unterscheiden. Bei der vertraglichen Gestaltung sollte feststehen, wer die Schweizer Einfuhrabgaben trägt und wer die Abfertigung veranlasst.

Für Verlage ist die Zollanmeldung ein eigener Arbeitsschritt. Die deutsche Ausfuhranmeldung erfolgt bei der zuständigen Zollstelle (Zollamt) über das deutsche Zollsystem ATLAS. Für die Einfuhr in der Schweiz gelten die Vorgaben des BAZG. Fehler bei der Warenbeschreibung führen zu Verzögerungen und Nachforderungen.

Besonders relevant ist die Abgrenzung zwischen Büchern und Zeitschriften einerseits und Werbematerial andererseits. Werbebeilagen unterliegen anderen Zollsätzen als redaktionelle Produkte. Eine falsche Einordnung kann teuer werden.

Zollanmeldung in der Praxis

Für die Ausfuhr in die Schweiz ist eine Ausfuhranmeldung erforderlich. Die Nachweisführung richtet sich nach den einschlägigen Vorschriften der UStDV, darunter §§ 9 bis 11. Bei der elektronischen Ausfuhranmeldung werden ein Ausfuhrbegleitdokument (ABD) und nach dem Ausgang der Ware ein Ausgangsvermerk erstellt; der Ausgangsvermerk dient als Nachweis dafür, dass die Ware das Zollgebiet der EU verlassen hat.

Einfuhrabgaben in der Schweiz

Die Schweiz erhebt bei der Einfuhr eine Einfuhrsteuer auf den Warenwert. Der Empfänger kann die Einfuhrsteuer unter Umständen zurückfordern, wenn er sie als Vorsteuer abziehen darf. Nicht in jedem Fall bleibt die Steuerpflicht beim Empfänger: Ausländische Verlage können nach Schweizer Recht selbst steuerpflichtig werden.

Schweizer Mehrwertsteuer bei Medienlieferungen

Für die Schweizer Einfuhrsteuer und die Steuerpflicht von Anbietern gilt das Schweizer Mehrwertsteuergesetz (MWSTG). Bei Warenlieferungen ist die Einfuhrsteuer von einer möglichen Mehrwertsteuerpflicht des ausländischen Verlags zu unterscheiden.

Für Verlage ist entscheidend, wann Einnahmen zufließen und wie sie periodisch abzugrenzen sind. Abonnements werden häufig im Voraus bezahlt. Der Verlag muss die Einnahmen über die Laufzeit verteilen, nicht im Jahr des Zahlungseingangs vollständig erfassen.

Auch digitale Medien wie E-Paper, Datenbankzugänge und Streaming sind gesondert zu beurteilen. Bei elektronischen Leistungen an Schweizer Privatkunden ist der Leistungsort grundsätzlich beim Empfänger; deshalb muss der Verlag prüfen, ob daraus eine Schweizer Steuerpflicht folgt.

Der EU-One-Stop-Shop deckt die Schweizer Mehrwertsteuer nicht ab. Eine mögliche Schweizer Steuerpflicht muss daher unabhängig von einer OSS-Meldung für EU-Umsätze geprüft werden.

Wer in der Schweiz steuerpflichtig ist, muss sich bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) melden. Das gilt auch für ausländische Anbieter, soweit sie nach Schweizer Recht steuerpflichtig sind.

Die ESTV ist die zuständige Schweizer Steuerbehörde für die Mehrwertsteuer. Verlage sollten vor dem Vertrieb klären, ob sie sich dort registrieren und Schweizer Mehrwertsteuer abrechnen müssen.

Praktische Abwicklung: Rechnungen, Nachweise, Meldepflichten

Die Abwicklung entscheidet darüber, ob eine Steuerbefreiung anerkannt wird. Rechnungen müssen die richtigen Angaben enthalten, Nachweise müssen zum Umsatz passen, und Meldepflichten müssen fristgerecht erfüllt werden.

Für deutsche Umsatzsteuerfragen und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist das Bundeszentralamt für Steuern zuständig, siehe BZSt - Homepage. Für eine mögliche Schweizer Mehrwertsteuerpflicht ist dagegen die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) zuständig.

Verlage müssen ihre Umsatzsteuer-Voranmeldungen fristgerecht abgeben. Bei Auslandsgeschäften kommt die Meldung nach Paragraf 18a UStG hinzu, wenn innergemeinschaftliche Lieferungen vorliegen. Für Lieferungen in die Schweiz entfällt sie.

Die Rechnung muss den Leistungsempfänger, den Leistungsgegenstand und den Steuerbetrag korrekt ausweisen. Bei steuerfreien Ausfuhrlieferungen wird keine deutsche Umsatzsteuer ausgewiesen. Ein zulässiger Hinweis lautet: 'Steuerfreie Ausfuhrlieferung nach Paragraf 4 Nummer 1 Buchstabe a in Verbindung mit Paragraf 6 UStG.'

Für Abonnements in der Schweiz ist zusätzlich die Schweizer Einfuhrsteuer zu beachten. Je nach Liefer- und Vertragsgestaltung trägt sie der Empfänger oder der Verlag. Ausländische Verlage sollten außerdem prüfen, ob sie selbst nach Schweizer Recht mehrwertsteuerpflichtig sind und sich bei der ESTV melden müssen.

Schritt für Schritt zur korrekten Abwicklung

Checkliste für den Vertriebsleiter

Beispiel: Zeitschriftenabo nach Zürich

Ein Berliner Verlag verkauft 200 Jahresabos einer Fachzeitschrift an einen Schweizer Unternehmer. Die Lieferung erfolgt monatlich per Post. Der Verlag prüft die Ausfuhrbefreiung nach Paragraf 4 Nummer 1 Buchstabe a in Verbindung mit Paragraf 6 UStG und sammelt die Ausfuhrnachweise. Die Schweizer Einfuhrsteuer trägt nach der vereinbarten Lieferbedingung der Empfänger.

Beispiel: E-Paper-Abo an Schweizer Privatkunden

Ein Münchner Verlag verkauft digitale Zugänge an Schweizer Privatkunden. Der Verlag prüft den Leistungsort nach den Schweizer Regeln und ob daraus eine Schweizer Mehrwertsteuerpflicht folgt. Die EU-One-Stop-Shop-Regelung ersetzt diese Prüfung nicht.

Typische Fehlerquellen

Verlage unterschätzen den Aufwand für die Dokumentation. Ausfuhrnachweise werden nicht gesammelt, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern nicht geprüft, digitale und gedruckte Produkte nicht getrennt. Jeder dieser Punkte kann eine Steuerbefreiung kosten.

Häufige Fragen